Organitzar-se els rebuts amb l’OpenOffice.org i DataPilot
El full de càlcul de l’OpenOffice.org pot realitzar càlculs molt útils per a la gestió dels comptes personals i les despeses que arriben mes a mes. A partir de la informació dels moviments o dels rebuts que es poden obtenir des de la banca electrònica del caixa o banc, es pot organitzar la informació saber quants diners es gasten mes a mes, i així es pot saber quants diners es gastaran el mes següent o si hi ha un mes on s’acumulen masses despeses.
El procés es resumeix en tres passos:
- Obtenir les dades de la banca electrònica i copiar-les al full de càlcul.
- Per a cada moviment o rebut calcular-ne el mes i l’any i assignar-lo a una categoria: GAS, LLUM, TELÈFON, …
- Crear una taula que per cada mes calculi el que s’ha gastat en cada categoria.
Primer de tot cal obtenir les dades de la banca electrònica i copiar-les al full de càlcul. Des de la banca electrònica cal fer la consulta de rebuts per obtenir una llista cronològica de les despeses. A cada fila es tindrà la data, el concepte i l’import.
Depenent de la banca electrònica es tindrà o no una opció per exportar les dades a un full de càlcul, però si no es té l’opció no passa res. Es pot seleccionar les dades de la llista, copiar-les i enganxar-les a un full de càlcul de l’OpenOffice.org (Ctrl+A per a seleccionar, Ctrl+C per a copiar i Ctrl+V per a enganxar-ho al full de càlcul). Un cop amb les dades cal esborrar del full de càlcul tota la informació que no interessa, logotips i literals. Al final s’hauria de tenir la columna de dates a la columna A, la columna dels conceptes a la columna B i la columna dels imports a la columna C. A la primera fila cal posar els títols, així doncs a la ceŀla A1 cal escriure DATA, a la ceŀla B1 escriure CONCEPTE, a la ceŀla C1 escriure IMPORT; i avançant feina cal escriure a la ceŀla D1 "CATEGORIA", a la E1 "ANY" i a la F1 "MES"
Segons el cas pot passar que les dades de la consulta de rebuts no és suficient, i sigui millor partir de la consulta de moviments, perquè es fan transferències periòdiques o es vol controlar despeses que no venen com a rebuts. En aquest cas la única cosa que canviarà és que hi haurà més informació que sobrarà: totes les files d’ingressos, despeses que no es volen comptar, etc…
El segon pas és preparar les dades. A cada fila del full de càlcul cal introduir a la columna D la categoria a què pertany la despesa: AIGUA, LLUM, GAS, … cal vigilar que si dos files van a LLUM, a totes dues s’hagi escrit exactament el concepte LLUM correctament, no s’hi val a posar "Llum" en un i "Llum Electr." en l’altre. Si hi ha una fila amb una despesa que no es vol controlar, es deixa la columna D buida.
Aleshores comença la part dels càlculs que farà l’OpenOffice.org, a la ceŀla E2 cal introduir una fórmula per a calcular l’any de la data corresponent de la ceŀla A2. Per això cal escriure a la ceŀla E2 la fórmula =ANY(A2). A la ceŀla F2 es calcularà el mes escrivint =MES(A2). A continuació cal copiar les fórmules de les ceŀles E2 i F2 a les files de sota. Per això cal seleccionar E2 i F2, prémer Ctrl+C, i a continuació seleccionar les ceŀles E3 fins a la F999 per exemple i prémer Ctrl+V. Fent això el full de càlcul calcularà automàticament tots els mesos i anys de les dates de totes les files des de la 3 a la 999.
L’últim pas és organitzar les dades i deixar que l’OpenOffice.org calculi la suma mes a mes de cada categoria. Per això cal anar al menú Dades – Data Pilot – Inicia. L’OpenOffice.org seleccionarà automàticament totes les dades, cal clicar el botó D’acord. A continuació ens presenta un model de taula. Cal arrossegar les etiquetes ANY i MES als camps de la fila, l’etiqueta CATEGORIA als camps de la columna i l’IMPORT als camps de dades. I ja està es clica D’acord i ja estenen tots els càlculs fets.
